Nadat het onderzoek naar een (vermoeden van) Financieel-economische criminaliteit (FEC) is afgerond volgt de rapportage met de bevindingen. Op basis van deze uitkomsten bepaalt het bevoegde management of – in geval van managementfraude – het toezichthoudend orgaan welke vervolgstappen dienen te worden genomen. Indien nodig en voor zover van toepassing wordt daarover advies ingewonnen bij de afdeling legal, compliance, internal audit, HRM en/of een externe jurist.
(a) Formuleer en leg afspraken vast over welke personen binnen de (corporate) organisatie betrokken zijn bij het inhoudelijk bepalen van vervolgstappen na afronding van fraudeonderzoek. Bijvoorbeeld (arbeids)jurist, HRM, compliance, bevoegd management.
(b) Formuleer en leg vast wie wanneer een (externe) jurist inschakelt ten behoeve van advisering bij te nemen maatregelen op basis van vervolgstappen na afronding van fraudeonderzoek. Het kan voorkomen dat al tijdens het onderzoek stappen moeten worden genomen; bijvoorbeeld schorsing van werknemers of bewijsbeslag.
(e) Denk na over de vraag in welke gevallen de (corporate) organisatie aangifte dient te doen of melding dient te maken bij opsporingsinstanties en neem dit op in het plan.
(f) Ga na welke meldplichten aan externe instanties uit hoofde van wet- en regelgeving (zoals bijvoorbeeld AFM en DNB), of uit hoofde van de Wwft op de (corporate) organisatie rusten en leg dit vast in het frauderesponsplan.
(g) Maak duidelijke afspraken voor het geval er sprake (b)lijkt te zijn van fraude en er arbeidsrechtelijke maatregelen (zoals bijvoorbeeld schorsing, ontheffing van functie/bevoegdheden, ontslag), civielrechtelijke maatregelen (zoals procedure met eis tot schadevergoeding), of strafrechtelijke maatregelen (zoals aangifte bij OM) genomen gaan worden. Geef daarbij ook aan wie daarbij wordt betrokken.
(h) Ga na of en zo ja op welke wijze de jaarrekening dient te worden gecorrigeerd als gevolg van de Financieel-economische criminaliteit (FEC) en het herstel daarvan en stem dit af met de accountant.
(i) Overleg met de accountant over de aanpak en de eisen die hij/zij (minimaal) stelt aan een herstelplan. Zodat de (corporate) organisatie is voorbereid als daadwerkelijk sprake (b)lijkt te zijn van Financieel-economische criminaliteit (FEC) en er een plan van aanpak voor herstel (correctie) van de Financieel-economische criminaliteit (FEC) en aanvullende maatregelen dienen te worden geïmplementeerd om herhaling te voorkomen.
(j) Vraag de accountant om het plan van aanpak te beoordelen en vast te stellen dat de (corporate) organisatie voldoende uitvoering heeft gegeven aan de in het plan van aanpak opgenomen maatregelen voor herstel van de Financieel-economische criminaliteit (FEC) en om herhaling van Financieel-economische criminaliteit (FEC) te voorkomen. Betrek daarin maatregelen ten behoeve van de eigen (corporate) organisatie, maar ook redres naar derde partijen zoals leveranciers en klanten.
(k) Overleg met internal audit over hun mogelijke toegevoegde waarde richting toekomst. Denk aan hun kritische betrokkenheid en advies bij bijvoorbeeld de opzet of veranderingen van processen, voorschriften en beheersingsmaatregelen. Internal audit is door zijn (corporate) organisatiesensitiviteit in de positie om verschil in gedragingen te onderkennen en de risico’s en impact van binnen de (corporate) organisatie te beoordelen en hiermee rekening te houden in de (fraude)risicoanalyses.
