Snel en adequaat handelen bij een vermoeden van Financieel-economische criminaliteit (FEC) is cruciaal. Vaak ontstaat een impasse als niet snel duidelijk is wie de leiding en coördinatie op zich neemt bij de opvolging en afhandeling van een vermoeden van Financieel-economische criminaliteit (FEC). Zorg op voorhand dat dit geregeld is en leg afspraken vast in het frauderesponsplan, evenzo wie bepaalde acties onderneemt.
(a) Formuleer en leg als bestuur in overleg met het toezichthoudend orgaan afspraken vast over wie de leiding en coördinatie op zich neemt bij de opvolging en afhandeling van een vermoeden van Financieel-economische criminaliteit (FEC) waarbij werknemers betrokken zijn (zogenaamde personeelsfraude) en een vermoeden van Financieel-economische criminaliteit (FEC) waarbij het management/het bestuur betrokken is (zogenaamde managementfraude).
(b) Formuleer en leg als bestuur in overleg met het toezichthoudend orgaan afspraken vast over wie de leiding en coördinatie op zich neemt en hoe te handelen bij (klokkenluiders)meldingen, alsmede het communiceren met en beschermen van de klokkenluider/melder.
(c) Zorg dat de persoon die de leiding en coördinatie op zich neemt, voldoende mandaat en bevoegdheden heeft om maatregelen te nemen in de opvolging en afhandeling van een vermoeden van zowel personeelsfraude als managementfraude. Bij vermoeden van managementfraude vervult het toezichthoudend orgaan hierin een leidende en coördinerende rol.
(d) Maak afspraken en leg vast dat in situaties dat er sprake is van een vermoeden van managementfraude het toezichthoudend orgaan direct geïnformeerd wordt. Overweeg daarbij voorts het belang en de noodzaak van externe notificaties, bijvoorbeeld aan externe toezichthouders, of klanten en leveranciers bij vermoedens van corruptie.
(e) Zorg ervoor dat de persoon die de leiding en coördinatie op zich neemt, voldoende tijd en middelen ter beschikking krijgt om een vermoeden van Financieel-economische criminaliteit (FEC) adequaat op te volgen en zo nodig kan terugvallen op assistentie vanuit de (corporate) organisatie.
(f) Betrek het toezichthoudend orgaan in de uitwerking van een frauderesponsplan en richt informatielijnen in naar het toezichthoudend orgaan. Het toezichthoudend orgaan vervult in de uitwerking van de informatielijnen een leidende rol.
(g) Neem als bestuur de verantwoordelijkheid voor het opstellen van het frauderesponsplan en keur dit goed.
(h) Informeer bij een vermoeden van Financieel-economische criminaliteit (FEC) in een zo vroeg mogelijk stadium de accountant.
(i) Neem de accountant mee in het frauderesponsplan en zet Financieel-economische criminaliteit (FEC) op de agenda van de periodieke overleggen van het bestuur en het toezichthoudend orgaan met de accountant.
(j) Overleg met de accountant op welke wijze en wie vanuit de (corporate) organisatie of het toezichthoudend orgaan, de accountant informeert bij een vermoeden van Financieel-economische criminaliteit (FEC) (personeelsfraude, managementfraude etc.).
(k) Maak concrete afspraken met internal audit (indien aanwezig) over hun rol bij fraudeonderzoeken, zodat duidelijk wordt of en zo ja op welke wijze de internal auditor kan ondersteunen. De internal auditor heeft goed zicht op de (corporate) organisatie en controle-omgeving inclusief cultuur- en gedragscomponenten.
(l) Betrek bij een vermoeden van Financieel-economische criminaliteit (FEC) in een zo vroeg mogelijk stadium een ter zake kundig jurist die de (corporate) organisatie adviseert bij te nemen vervolgstappen.
(j) Formuleer afspraken over welke instanties en externe partijen vanaf welk moment en op welke wijze samenwerken en leg deze vast.
(k) Formuleer afspraken over vanaf welk moment en op welke wijze er samengewerkt wordt met opsporingsinstanties (zoals bijvoorbeeld FIOD, politie en OM) en/of externe toezichthouders (zoals bijvoorbeeld AFM en DNB) en de verzekeringsmaatschappij en leg deze vast. Win hiertoe advies in van een ter zake kundige jurist.
