Een onderzoek naar een (vermoeden van) Financieel-economische criminaliteit (FEC) heeft soms grote impact op en consequenties voor de (corporate) organisatie, degene op wie de verdenking van Financieel-economische criminaliteit (FEC) rust en ook de melder. Daarom dient een dergelijk onderzoek uiterst zorgvuldig te worden uitgevoerd .
(a) Zorg voor voldoende bescherming van de melder van het signaal alvorens de melding te laten beoordelen (oriëntatiefase) op validiteit en echtheid. Zorg ook dat de anonimiteit van de melder zoveel als mogelijk wordt bewaakt.
(b) Als de melding na de oriëntatiefase voldoende grond en rechtvaardiging geeft voor een vermoeden van Financieel-economische criminaliteit (FEC), formuleer dan een onderzoeksdoelstelling. Wat wil de (corporate) organisatie met het onderzoek bereiken? Denk daarbij ook na over mogelijke juridische vervolgstappen na afronding van het onderzoek.
(c) Informeer de accountant voorafgaand aan de formulering van de onderzoeksdoelstelling. Stel de accountant in staat om input te leveren ten aanzien van de onderzoeksdoelstelling, scope en reikwijdte van het uit te voeren fraudeonderzoek.
(d) Houd de kring van geïnformeerden (circle van vertrouwen) zo beperkt mogelijk.
(e) Bij een vermoeden van managementfraude verdient het aanbeveling het toezichthoudend orgaan mandaat te geven om een jurist te consulteren of in te schakelen die niet de huis(jurist) is en/of de belangen van bestuurders verdedigt, teneinde de onafhankelijkheid te waarborgen. Neem dit mandaat op voorhand op in het frauderesponsplan.
(f) Overweeg om het (fraude)onderzoek te laten uitvoeren door een hierin gespecialiseerd en daarvoor aangewezen onderzoeksteam of door externe fraudeonderzoekers. Bij een vermoeden van Financieel-economische criminaliteit (FEC) van enige omvang en impact op de (corporate) organisatie is de onafhankelijkheid van onderzoek(ers) essentieel, zodat de resultaten gebruikt kunnen worden bij eventuele juridische vervolgstappen.
(g) Betrek bij het (fraude)onderzoek tevens één of meerdere juristen ten aanzien van de relevante rechtsgebieden (veelal arbeidsrecht, ondernemingsrecht/civiel recht en/of financieel economisch strafrecht) die de (corporate) organisatie juridisch kunnen adviseren en eventuele stappen kunnen ondernemen voorafgaand aan, tijdens, of na het onderzoek.
(h) Zorg ervoor dat het fraudeonderzoeksteam kan werken in niet voor anderen toegankelijke werkruimte(n) en (deel) systemen.
